Captation et transfert de connaissances

Nous vous proposons une formation, des conseils ou même la sous-traitance du transfert des connaissances grâce à notre spécialiste Michel Gignac.

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L’inventaire des compétence est clé pour votre organisation. Elle a besoin d’employés compétents dont les connaissances doivent continuellement être mise à jour. Un travail urgent doit être complété afin d’inventorier les connaissances des personnes clés qui devraient prendre leur retraite au cours des prochains mois. Il faut ensuite planifier la méthode par laquelle le transfert de connaissances se fera, et auprès de qui. Éventuellement, il sera nécessaire de procéder au même exercice cette fois auprès de personnes qui occupent un poste critique ou qui par la nature de leur position dans l’organisation sont elles-mêmes des personnes critiques. Pourquoi faire cet inventaire direz-vous? Afin de procéder au transfert éventuel des connaissances vers d’autres individus qui les remplaceront au moment du départ à la retraite ou encore afin de mitiger les risques reliés aux personnes critiques en cas de départ volontaire ou non. C’est afin de répondre à ces préoccupations que nous venons aujourd’hui proposer une méthodologie de captation et de transfert des connaissances. Consultez tous nos séminaires de gestion.

La difficulté de transférer les connaissances

De quelles connaissances voulons-nous faire la captation: Celles du partant ou de la personne critique.

  • La découverte d’un dossier, d’un projet ou d’un poste par un nouvel arrivant s’apparente trop souvent à la reconstitution d’un casse-tête. Nous voudrons donc minimiser le temps d’apprentissage du nouvel arrivant.

Pourquoi se préoccuper du transfert des connaissances?

  • L’importance du nombre de départs à la retraite de détenteurs d’expertise dans les années qui viennent sera important
  • En ce qui concerne les personnes critiques, il faut constater que plus une personne est spécialisée plus elle est difficile à remplacer

Pourquoi vouloir conserver les connaissances?

  • Permettre à un employé qui intègre un nouveau service de comprendre rapidement les différentes dimensions de son travail
  • Assurer la pérennité dans le suivi et le traitement des dossiers
  • Éviter les erreurs d’interprétation
  • Partager la compétence afin d’assurer la continuité du service

De quels savoirs est-il question?

  • Si tout ce qui est acquis par un employé n’est pas transmissible, les savoirs c’est-à-dire le savoir-faire opérationnel, relationnel, le savoir-être peuvent être transférés avant le départ
  • Pour ce faire nous voudrons donc définir les modalités permettant de capitaliser les connaissances
  • Identifier les connaissances stratégiques qu’il est nécessaire de conserver au sein du service
  • Mettre en œuvre le dispositif de captation
  • Intégrer la dimension « captation et transfert » dans ses pratiques professionnelles
  • Formaliser par écrit les connaissances stratégiques à conserver
  • Rendre accessible à une tierce personne ses dossiers, sa documentation, sa logique de penser et de travailler
  • Définir la forme et les modalités de transfert à privilégier
  • Produire les documents de transfert
  • Participer à la professionnalisation de ceux qui assureront le suivi des opérations engagées après son départ (formation, compagnonnage, parrainage, etc.)

Méthodologie proposée

Afin de procéder à l’inventaire des connaissances nous avons, au cours de plusieurs années de travail avec des cas semblables, développé une méthodologie de captation et de transfert des connaissances. Cette méthodologie se devait d’être :

  • Rapide d’exécution
  • Facile à comprendre pour le participant.

Le processus

Le processus se déroule donc habituellement en trois temps :

  1. Pour le consultant, prendre connaissance des informations pertinentes à la tâche, description de poste, etc. et rencontrer le participant et son gestionnaire afin de circonscrire les attentes.
  2. Avec la personne, son gestionnaire ou une autre personne de l’équipe, procéder à confection de la cartographie des connaissances.
  3. Pour le consultant, réviser le matériel et formater l’information selon les différents extrants convenus avec le client.

Dans une situation optimale, nous proposons que ce travail se fasse environ six mois avant le départ prévu pour la retraite. Pourquoi autant de temps à l’avance pour la captation et le transfert de connaissances ? Au cours du processus nous identifierons les processus et les procédures. Si certains processus ou certaines procédures ne sont pas documentés, le partant aura comme travail de les documenter avant son départ.

Méthodologie : 6 axes

Ce que nous allons inventorier. Afin de bien capturer les informations nécessaires, nous allons dans un premier temps procéder à l’identification des tâches critiques. Ensuite pour chacune de ces tâches nous documenterons les éléments suivants :

  1. Tâches
  2. Personnes, avec qui est fait le travail, supérieures, vis-à-vis, subalternes et personnes externes
  3. Processus et les procédures
  4. Connaissances
  5. Outils
  6. Résultats de la tâche

Nous consignerons également les préalables académiques Pour en savoir plus communiquez avec nous.

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