Comment déléguer

Tous les gestionnaires parlent de la délégation  comme la solution miracle, pourtant peu le font et encore moins savent déléguer de la bonne manière, voici quelques écueils à la délégation, mais aussi quelques solutions pratiques.

Les freins à la délégation

Beaucoup de directeurs se plaignent de travailler trop, d’être épuisés, de faire des heures supplémentaires, de devoir remplacer des employés incompétents, pourtant ils sont responsables de leurs propres malheurs. Les freins à la délégation sont nombreux:

• L’insécurité sur la qualité : « si je le fais moi-même ce sera mieux fait, j’ai peur que cela soit mal fait ». En fait, quand un gestionnaire se plaint de ne pas avoir confiance à son employé, c’est souvent sa propre insécurité qu’il exprime. Et puis, s’est-il donné le temps de former et coacher son employé ? “Non je n’ai pas le temps” va-t-il dire, bref, c’est le serpent qui se mord la queue.
• Le temps : « Cela sera trop long, si je le fais moi-même ce sera plus vite fait, je gagnerai du temps». C’est possible, mais il doit se poser la question de savoir si la tâche est répétitive ou non, si c’est le cas il est préférable de déléguer, le temps perdu au départ sera gagné par la suite.
• L’employé surchargé : « mon employé est déjà débordé ». Peut-être, mais si ce n’est pas lui, qui fait le travail ? c’est lui, et le hiérarchique n’a, comme les autres, que 24 heures dans sa journée.
• La perte de contrôle : « Si je donne cela à mon employé, je ne pourrai plus contrôler ». C’est faux, déléguer ne veut pas dire perdre le contrôle. La vraie raison est que le gestionnaire ne sait pas comment déléguer, il exprime aussi sa propre insécurité.
• Perte de sa raison d’être : « si je délègue, on aura l’impression que je ne fais rien ». Au contraire, cela lui donne la possibilité de faire des tâches plus importantes.

La délégation mal faite

D’autres gestionnaires délèguent, mais uniquement parce qu’on leur a demandé de le faire, bien qu’ils détestent les tâches de gestion, comme la planification, le suivi, l’organisation de réunions, le coaching, l’évaluation de leurs employés.
Plus difficile encore, ils estiment que leur manière de se réaliser dans leur métier est de bien exécuter les tâches techniques qu’ils faisaient avant, dans lesquelles ils excellent, et qui leur ont permis d’obtenir leur promotion.
Ainsi, un ancien vendeur devenu directeur des ventes désire toujours se prouver en étant meilleur vendeur que ses représentants, un concepteur de système informatique devenu gestionnaire voudra continuer à concevoir aux dépens de ses tâches de gestionnaire. Leur façon de déléguer est simple, ils font une liste de tâches à exécuter puis laissent leur équipe libre de les choisir en fonction de leurs désirs, de leur vitesse de travail, mais aussi de leur courage, ce qui veut dire que certains travailleront fort et que d’autres en feront le minimum.
Le fait de ne pas attribuer les tâches leur permet d’éviter de réprimander ceux qui sont en retard mais aussi de féliciter les meilleurs. Tout ceci entraîne une frustration de l’équipe, des retards de production, des clients frustrés, une perte financière à la fin des projets, et il n’est pas sûr que le gestionnaire garde ses responsabilités !

Comment déléguer

Délégation ne veut pas dire perte de responsabilité, voici les actions clés que le directeur doit poser :

• Lister et planifier les tâches à réaliser.
• Attribuer les tâches et choisir son mode de direction en fonction des compétences et de la motivation des employés.
• Réaliser le suivi, plus ou moins serré selon le type d’exécutant.
• Évaluer les résultats à la fin du projet, féliciter son équipe ou prendre les actions correctives.

Il existe plusieurs modèles proches:
PODC : Planifier, Organiser, Diriger, Contrôler
PDSE: Préparer, Diriger, Suivre, Évaluer
Et puis bien sûr, pour une délégation efficace il faut développer ses employés, c’est-à-dire planifier :

• La formation
• Le coaching
• Les activités de mobilisation.

Bref, il sera peut-être bon de prévoir une formation gestion au directeur s’il veut améliorer sa qualité de travail, celle de ses employés, mais aussi de ses dirigeants.
Une délégation efficace c’est la meilleure manière de savoir gérer son temps !

Jean-Pierre Mercier