Formation gestion du temps

Le cours de gestion du temps en ligne

Ce cours en ligne sur la gestion du temps vous permet d’analyser la gestion actuelle de votre temps et de trouver des solutions pour l’optimiser pour vos objectifs importants. L’idée n’est pas de travailler plus mais mieux. Vous pouvez suivre cette formation en ligne à votre vitesse et dans le lieu que vous désirez.

Les vidéos de ce cours de gestion du temps ont une durée d’environ 1 h 30, vous pouvez les revisionner aussi souvent que désiré, vous disposez également d’un plan de cours avec des hyperliens pour approfondir certaines notions, le contenu en PDF et le quiz pour évaluer vos connaissances. Ce cours correspond à une formation en présentiel de 1 journée.

Principes

• Que dit-on au niveau du temps
• Particularités du temps
• Quelques chiffres
• 6 lois de gestion du temps
• La bonne nouvelle

Test

• Questions du test sur le temps
• Réponses

Évaluer l’utilisation de son temps

• L’analyse
• Grille d’observation
• Méthode générale SOS : Situation – Objectif – Solution
• Réaffectation du temps par activité

Les principes du télétravail

• Lieu de télétravail
• Comment organiser votre table de travail
• Quels outils collaboratifs avez-vous ?

Les priorités

• Philosophie
• Priorités de vie
• Priorités d’entreprise
• Révision de l’organisation de votre temps
• Tableau des priorités importance-urgence
• Que faire selon les priorités
• Définition des tâches A, B, C, D
• Comment s’assurer des tâches A
• Quelques principes

Causes de perte de temps

• Causes liées à l’organisation
• Causes liées à la personnalité
• Causes liées aux moyens de communication
• Causes liées aux interruptions
• Autres causes diverses

Les solutions d’organisation

• Gestion de soi-même
• Gestion des écrans en dehors du travail
• Domicile : les solutions à éviter
• Domicile : que faire
• Calcul du temps gagné en se gérant
• Méthodes de travail
• Calcul du temps gagné avec des méthodes de travail
• Gestion des interruptions
• Comment terminer un entretien
• Calcul du temps gagné en gérant les interruptions
• Organisation du bureau
• Le zéro papier ou presque
• Calcul du temps gagné avec l’organisation au bureau

Les solutions de communication

• Les moyens de communication : téléphone
• Communication : téléphone intelligent
• Courriers électroniques
• Courriers électroniques : réception
• Courriers électroniques : réponse
• Gérer les courriers électroniques
• Calcul du temps gagné en gérant les communications

Gestion de réunions

• Réunions : dois-je y participer ?
• Organisation de réunion
• Ordre du jour
• Calcul du temps gagné en gérant les réunions

Gestion des tâches

• Regrouper
• Calcul du temps gagné en regroupant
• Simplifier
• Calcul du temps gagné en simplifiant
• Éliminer
• Calcul du temps gagné en éliminant
• Déléguer
• Les freins à la délégation
• Calcul du temps gagné en déléguant
• Outil de délégation
• Planifier
• Types de planification
• Outils de planification
• Calcul du temps gagné en planifiant

Synthèse

• Synthèse et total du temps gagné
• Derniers conseils

Outils du cours de gestion du temps en ligne

• Les six lois de gestion du temps
• La bonne nouvelle
• Grille d’observation du temps
• Réaffectation du temps par activité
• Analyse des priorités
• Gestion des priorités
• Gestion des priorités – que faire
• Tableau de calcul de temps gagné pour la gestion personnelle et au domicile
• Tableau de calcul de temps gagné pour la réorganisation des méthodes de travail
• Tableau de calcul de temps gagné pour la gestion des interruptions
• Tableau de calcul de temps gagné pour la gestion des moyens de communication
• Tableau de calcul de temps gagné pour l’organisation au bureau
• Tableau de calcul de temps gagné pour l’ordre du jour d’une réunion
• Tableau de calcul de temps gagné pour la gestion des réunions
• Tableau de calcul de temps gagné en regroupant les tâches
• Tableau de calcul de temps gagné en simplifiant les tâches
• Tableau de calcul de temps gagné en éliminant les tâches
• Tableau de calcul de temps gagné en déléguant
• Outil de délégation
• Tableau de planification des tâches importantes et non urgentes
• Synthèse du temps gagné

La formation gestion du temps en entreprise, en face à face

En présentiel, la formation gestion du temps se donne sur 1 journée dans votre organisation. Chaque participant analyse l’organisation personnelle de son temps et choisit les solutions appropriées, y compris l’utilisation de l’IA pour gagner du temps.

Le temps est votre bien le plus précieux, il ne s’achète pas, ne se cumule pas, il s’écoule comme un grand fleuve que vous ne pouvez arrêter. La question est de savoir si vous l’utilisez à bon escient, c’est-à-dire ce qui importe pour vous.

C’est à vous de savoir si vous voulez que ce soit les autres ou vous-même qui le contrôliez.

Vous avez la possibilité de décider de l’utilisation de votre temps : nous vous donnons les principes, les outils, les trucs pour que vous repreniez le contrôle de votre temps.

La priorisation

Votre temps est une ressource limitée, alors que vos tâches sont illimitées. Sachant que vous ne pouvez pas toutes les réaliser, c’est à vous de choisir comment utiliser votre temps. Nous vous proposons des tableaux de répartition du temps afin de mieux équilibrer votre vie professionnelle et votre vie privée, ainsi que des outils pour prioriser vos tâches selon leur urgence et leur importance. Une utilisation équilibrée de votre temps en fonction de vos priorités contribuera aussi à réduire votre stress.

L’analyse de votre temps

L’analyse de son propre temps vous permet d’évaluer si son utilisation correspond à vos priorités, nous vous donnons quelques tableaux faciles à remplir pour cela.

Les solutions

Vous avez la possibilité de réorganiser votre temps, mais préalablement vous pouvez facilement gagner du temps avec les écrans, voici quelques exemples :

• Mettez des filtres d’appel
• Supprimez les notifications de vos réseaux sociaux sur votre téléphone intelligent.
• Supprimez les sonneries et vibrations pour tout ce qui n’est pas important
• Donnez-vous des règles : interdiction de consulter un écran pendant une conversation, une réunion ou un lunch.

Plan de cours

Les principes de base de la gestion du temps

• Personne ne contrôle le temps
• Tout le monde est égal devant le temps
• Seule l’utilisation du temps fait la différence
• Deux choix : contrôler notre temps ou se le faire contrôler
• Notre philosophie

Tout est question de priorités

• Priorités entre vie personnelle et travail : votre répartition idéale et votre réalité
• Priorités au travail
• Tableau importance et urgence
• Placer les tâches dans les priorités et valider par la direction
• Les listes de tâches : comment les faire et les erreurs à éviter

Analyse de son temps

• Un test pour savoir si vous savez prendre les pauses nécessaires à une bonne efficacité
• Les difficultés et les réticences à l’observation de son propre temps
• Les trois méthodes
• Quelques tableaux d’auto-évaluation et d’analyse
• Les découvertes fréquentes quand on évalue son temps

Les causes de perte de temps

• La notion de « perte » de temps
• Liste des causes
• Évaluation du temps perdu par type de cause

Les solutions d’organisation

• Pourquoi commencer par les solutions permettant de mieux s’organiser avant de commencer à supprimer des tâches
• Comment utiliser l’IA pour gagner du temps :
  • Gain de temps de rédaction
  • Gain de temps de recherche
  • Automatisation des tâches grâce à l’IA
• La gestion de soi-même
  • Comment éviter la procrastination
  • La gestion de son temps en dehors du travail
  • La gestion des écrans 24 h sur 24 ou presque, comment se désintoxiquer
• La planification des tâches complexes
• La gestion des interruptions
• L’organisation de votre bureau et de votre table de travail
• Le rangement de vos documents, clé pour l’organisation de sa table de travail
• Comment procéder à un rangement complet de son bureau : les expériences !
• Savoir utiliser les moyens de communication
  • Appels téléphoniques entrants
  • Appels téléphoniques de sortie
• La gestion d’Outlook et des règles de blocage, de transfert ou de mise en dossier
• La gestion des réunions :
  • Pertinence d’y participer
  • Que faire si vous n’y allez pas
  • Que faire quand on organise une réunion pour ne pas faire perdre de temps aux autres
• La gestion des déplacements : les systèmes de planification de routes et de visites

Les solutions de gestion des tâches

• Le regroupement : comment faire
• La simplification : les conditions
• L’élimination : les implications et les types de tâches à éliminer
• La délégation
  • Les types de délégation
  • Les freins à la délégation
  • Comment déléguer
• La planification :
  • Annuelle
  • Mensuelle
  • Hebdomadaire

Votre journée idéale type au travail

• Cela dépend de votre poste
• Quand on arrive au travail
• Les courriers électroniques
• La rencontre des employés
• Les tâches A
• Les tâches B
• Les autres petites tâches urgentes

Méthode pédagogique

Analyse de l’organisation personnelle de son temps et choix des solutions appropriées.