6 novembre, 2015
par Challenge Action

Gestion du temps et techno

L’impact de la techno dans la gestion du temps La technologie est supposée nous aider et pourtant, plus cela va et moins les gestionnaires savent prioriser. Cette même technologie met toute information sur un niveau d’égalité que nous avons le plus grand mal à départager. La technologie et son impact sur la gestion du temps […]

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Gestion du temps Augmentez votre efficacitéL’impact de la techno dans la gestion du temps
La technologie est supposée nous aider et pourtant, plus cela va et moins les gestionnaires savent prioriser. Cette même technologie met toute information sur un niveau d’égalité que nous avons le plus grand mal à départager.

La technologie et son impact sur la gestion du temps

Une étude de 2014 montre que nous regardons 221 fois un écran dans une journée, jusqu’à 6 fois par heure, on en s’en rend même plus compte, que nous ne pouvons pas passer plus de 6 minutes sans regarder notre téléphone. Le problème c’est qu’il faut de 3 à 5 minutes pour se concentrer après une interruption. Résultat, beaucoup de gestionnaires n’ont plus le temps de retourner leurs appels ou leurs courriers électronique mais ils ont le temps de regarder leur écran. Il est assez frustrant de demander une réponse à quelqu’un, de ne pas en recevoir, de voir que cette même personne poste sur Facebook et, quand vous la rappelez, elle vous dit qu’elle n’a pas eu le temps.
Beaucoup de gestionnaires ne travaillent plus sur leurs priorités mais sur ce qui leur apparait sur leur écran et demande une réponse facile et rapide, on gère les urgences, pas les choses importantes.

Les trois solutions du gestionnaire

Comme nous ces gestionnaires ont 24 heures dans leur journée, il ne leur reste donc que trois solutions, Gérer :

  1. Les problèmes et éteindre les feux qu’ils ont laissé s’allumer
  2. Le stress d’un surplus de travail, avec les conséquences que cela entraine
  3. Par priorités, donc commencer par ce qui leur semble prioritaire et laisser faire pour le reste.

C’est cette dernière avenue qu’ils ont intérêt à privilégier mais la difficulté est, bien entendu, de déterminer quelles sont ces tâches prioritaires à effectuer immédiatement et quelles sont celles qui ne le sont pas.
En fait les discussions commencent entre les gestionnaires lorsqu’il s’agit de savoir à quels types de tâches donner la priorité numéro 2. Les tâches importantes mais non urgentes? Ou les tâches urgentes mais non importantes?

Ceux qui privilégient l’urgence des tâches

Ceux qui privilégient l’urgence à l’importance ont leurs raisons :

  • il est préférable de commencer à traiter les tâches urgentes qui sont généralement faciles et rapides à réaliser; elles donnent aussi une rétribution immédiate.
  • Réaliser les petites tâches urgentes permet de se débarrasser de ce qui vous stresse pour pouvoir vous consacrer aux tâches importantes.
  • Les tâches importantes peuvent souvent attendre.

Ceux qui privilégient l’importance

L’autre groupe de gestionnaires, qui privilégie l’importance, a souvent du mal à se faire entendre. Lesquels ont raison? Et bien, ce sont ceux qui privilégient l’importance!
En effet :

  • Comme nous sommes tous égaux devant le temps (24 heures dans la journée), la seule chose qui nous différencie est l’utilisation que l’on en fait et ceux qui réussissent se sont tous consacrés aux choses importantes : un président d’entreprise, un premier ministre se différencient de nous par la nature et l’importance de leurs tâches.
  • Se dégager l’esprit en réalisant les petites tâches urgentes est futile : il y en aura toujours de nouvelles pour justifier le fait de ne pas s’attaquer aux tâches importantes.
  • Il est vrai que réaliser de petites tâches donne une rétribution immédiate, mais c’est une excuse pour éviter de s’attaquer aux problèmes essentiels.
    Dans l’autre camp, certains peuvent avoir la parole ultime :
  • « Oui, mais les petites tâches urgentes par rapport à nos clients, peuvent avoir de graves conséquences si elle ne sont pas réalisées. » Eh bien, elles deviennent alors importantes et urgentes et passent dans la priorité 1!

L’important prime sur l’urgent et les distractions

En conclusion, ne vous laissez pas distraire par les petites tâches urgentes que vous acceptez de faire par complaisance par rapport à vous-même ou aux autres.
PRIORISEZ L’IMPORTANT!
LES TÂCHES IMPORTANTES SONT CELLES QUI NOUS PERMETTENT D’ATTEINDRE LES OBJECTIFS QUE NOUS NOUS SOMMES FIXÉS DANS LA VIE.
A VOUS DE CHOISIR : VOULEZ-VOUS PASSER VOTRE VIE A RÉALISER DES PETITES TÂCHES URGENTES OU DES TÂCHES QUE VOUS ESTIMEZ IMPORTANTES POUR ATTEINDRE VOS OBJECTIFS DE VIE?
Jean-Pierre Mercier
Si vous désirez en savoir plus ou les outils pratiques consultez nos formations gestion du temps.
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