Comment organiser la réunion départementale annuelle

Comment organiser une réunion post mortem annuelle d’un département dans une entreprise
La réunion post-mortem a pour objectif de faire le point sur les bons et les mauvais coups de l’année passée et d’en tirer profit pour l’année future.
La première phase de l’organisation d’une réunion commence par la préparation : tous les participants sont invités à réfléchir, dans les semaines qui précèdent, aux points forts et aux points faibles qu’ils ont pu observer tant à leur niveau qu’à celui de leur équipe. Si les participants sont des gestionnaires, il est bon qu’ils fassent l’exercice avec leurs propres employés.

L’organisation de la réunion départementale annuelle

Lors de l’ouverture de la réunion, le vice-président rappelle les objectifs de la réunion et en rappelle les règles élémentaires : aucune critique personnelle n’est tolérée, il n’est pas question de réglage de compte ou de dérapage en session de « bitchage ». Les points évoqués doivent porter sur les processus et être faits de manière constructive.
La direction présente tout d’abord les résultats de l’année en ce qui concerne les grands secteurs clés : la productivité, la qualité de l’exécution, la satisfaction des clients internes et externes, la satisfaction des employés. Cette présentation est confrontée à la perception et aux commentaires des participants.
Les participants sont ensuite réunis en sous-groupes en prenant bien soin de les mélanger. Il faut absolument éviter que des « cliques » se retrouvent ensemble car elles ne feraient que répéter ce que l’on connaît déjà. Au contraire, il faut essayer de décompartimenter et briser les silos.
Les sous-groupes, d’environ 4 à 5 personnes réfléchissent alors sur les points forts et faibles de l’année. Ces points devront être classés par ordre décroissant.
Lors de la présentation des travaux de réflexion, il est bon de regrouper les points forts et les points à améliorer. Ensuite, il est possible de voir les points qui reviennent le plus souvent dans les groupes et de faire une synthèse et une priorisation globale. Par la suite, chacun des groupes choisit un point à améliorer sur lequel il va travailler.
Chaque groupe travaille alors sur un plan d’action pour améliorer le point choisi. Un vrai plan d’action doit comporter : les actions à prendre, les personnes qui doivent les exécuter et la date de réalisation. Chaque groupe, et donc chacun de ses membres, doit se porter responsable de ce plan d’action dans l’année.
La présentation des plans d’action sera soumise à la critique constructive de l’ensemble de l’équipe et à l’approbation de la direction. Si tout s’arrête ici, cela serait trop simple. En fait, le travail ne fait que commencer.
Afin de donner à tous les participants une plus grande motivation à exécuter leur plan d’action, il figurera dans leurs objectifs annuels sur lequel il sera évalué.
C’est par contre au vice président de fournir à ses employés tous les moyens dont ils ont besoin, il leur est proposé de manière libre une formation sur la résolution de problème qui va leur donner des techniques et des outils spécifiques. Mieux encore, ils pourront, pendant cette formation, prendre ces journées à profit pour résoudre le cas qu’ils doivent résoudre. La formation est aussi l’occasion de résoudre concrètement des plaintes de clients. L’analyse de ces plaintes permet de conscientiser chacun à l’importance qu’il occupe dans la chaîne de travail permettant de satisfaire le client final.
Enfin, pour fermer la boucle, chaque réunion mensuelle permettra de suivre les actions réalisées par rapport au calendrier prévu et d’en faire les correctifs.
Comment la réunion post-mortem s’intègre-t-elle avec la réunion de planification stratégique? Eh bien, elle est complémentaire; la réunion stratégique vise à atteindre les objectifs de l’année alors que la réunion post-mortem vise à améliorer les processus de travail. Les actions décidées suite à la réunion post-mortem sont donc intégrées dans la réunion de planification stratégique et la réunion mensuelle permettra de faire le suivi des actions prévues.
La réunion post-mortem départementale diffère de la réunion post mortem de gestion de projet, elle a ceci d’extraordinaire que d’impliquer tous les participants vers un objectif commun qui est l’amélioration de l’efficacité de l’équipe.

Jean-Pierre Mercier
Nos formations sur la gestion