Formation gestion des réunions

Le cours d’organisation de réunion en ligne

Ce cours en ligne sur l’organisation de réunion vous permettra d’organiser et d’animer des réunions efficaces. Le cours est rempli de techniques, de trucs de professionnels pour réussir vos réunions de travail ou vos présentations. Cette formation en ligne peut être suivie à votre rythme.

Les vidéos de ce cours d’organisation de réunion ont une durée d’environ 1 h 30, vous pouvez les revisionner aussi souvent que désiré, vous disposez également d’un plan de cours avec des hyperliens pour approfondir certaines notions, le contenu en PDF et le quiz pour évaluer vos connaissances. Ce cours correspond à une formation en présentiel de 1 journée.

Les critiques suite aux réunions

• Liste des critiques les plus fréquentes
• Les leçons pour une réunion bien organisée

Les principes de la communication

• Un sujet d’intérêt commun pour les participants
• La mémorisation des participants
• Savoir mobiliser les 5 sens

Situation et pertinence de la réunion

• Objectif de la réunion
• Pertinence de la réunion
• Questions à se poser avant la réunion
• Connaître les participants
• Connaître les motivations des participants

Objectif et structure de la réunion

• Les objectifs et différents types de réunions
• Degré de participation selon l’objectif
• Choisir sa taille de groupe
• La réunion d’information
• La réunion de persuasion comparative
• La réunion de résolution de problème
• La réunion de travail
• La réunion de travail SOS
• Le plan d’action de la réunion de travail
• La réunion de formation
• Principes de la réunion de créativité : brainstorming

Préparer la réunion

• Étapes d’organisation d’une réunion
• Rédiger l’agenda
• Tenir compte des cycles de concentration
• Préparer des animations
• Préparer les documents
• Préparation des participants
• Préparation de la salle
• Matériel des participants
• Matériel de l’animateur
• Préparer le poste de travail de l’animateur
• Organisation de la salle, réunion d’information
• Organisation de la salle, grande réunion participative
• Organisation petite réunion participative

Les outils de présentation

• Le tableau noir
• Le tableau blanc
• Le tableau blanc + photocopieur
• Le tableau à feuille mobile ou flipchart
• Le PC ou portable
• Conseils pour un portable
• Conseils pour le présentateur
• Webinaire
• Conseils pour la vidéoconférence

Préparation mentale

• Les dangers à éviter
• Que faire
• Gérer le stress
• Supports de présentation

Les erreurs à éviter

• Erreurs d’introduction
• Erreurs d’animation
• Erreurs de vêtements

Animer la réunion

• Arriver avant la réunion
• Accueillir les participants
• Présentations des participants
• Faire parler les participants
• Le placement dans la salle
• Animation d’un petit groupe
• La cage aux fauves
• Décodage du langage gestuel des participants
• Réveiller un groupe
• Conclusion

Les cas difficiles et participants

• Si on perd le fil
• Les types de participants
• Autour d’une table
• Si questions et objections à répondre
• Discussion

Le suivi

• Le suivi d’une réunion et ce qu’il faut envoyer aux participants

Résumé et outils du cours d’organisation de réunion en ligne

• Le degré de participation selon l’objectif
• Organisation d’une petite réunion participative
• Plan d’action suite à une réunion
• Implanter et contrôler

La formation gestion des réunions en entreprise, en face à face

En présentiel, la formation se donne sur 1 journée dans votre organisation : réflexions en sous-groupes, jeux de communication et simulations individuelles enregistrées sur vidéo et remises aux participants.

Dans toutes les organisations, les employés se plaignent souvent des réunions : il y en a trop, je n’avais pas besoin d’y être, on perd du temps, les gens rentrent et sortent, on n’entend rien, les participants n’écoutent pas.

Cette formation organisation de réunion vous permet d’aller chercher tous les principes, techniques pour réussir vos réunions, tant pour l’organisation que pour l’animation et le suivi. Nous vous enseignons également les trucs des vieux formateurs qui ont été confrontés à des cas de participants difficiles.

Pourquoi des réunions efficaces

• L’organisation de réunion fait partie des compétences en gestion
• Les reproches généralement faits aux réunions, le rôle des participants dans une réunion inefficace

Savoir communiquer pour une meilleure réunion

• Maîtriser la communication pour réussir sa présentation
• La loi des 5 %
• Les mots représentent peu dans la mémorisation
• Plus l’auditeur est actif plus il retient
• La perte de mémorisation
• Les moyens de communication du présentateur
• Les différents types de réunion et de présentation
• La taille du groupe

La préparation de la réunion

• Situation – diagnostic
  • Pertinence de la réunion
  • L’auditoire
  • Le choix de l’auditoire
  • Adaptez votre réunion à l’auditoire
  • Urgence et délais de la réunion
• Objectif et structure de la réunion en fonction de l’objectif
  • La réunion d’information
  • La réunion de persuasion ou de vente
  • La réunion de résolution de problème
  • La réunion de travail quotidienne
  • La réunion de formation
• L’ordre du jour
  • Comment découper votre réunion
  • Les étapes de la planification d’une réunion
  • Types de plan général de réunion
• Les documents de la réunion

Informer les participants à la réunion

• Quand
• Qui
• Quoi
• Lieu
• Comment

Organiser la salle ou la visioconférence

• La préparation des moyens matériels
  • Les moyens de la préparation
  • Le tableau noir
  • Le tableau blanc
  • Le chevalet à feuilles mobiles
  • L’aide des tablettes
  • Les présentations PowerPoint
  • La visioconférence
  • Les limites et critiques actuelles du PowerPoint. Pourquoi Jeff Bezos les interdit chez Amazon, le retour aux méthodes traditionnelles.
• La préparation mentale
  • Le stress et comment le gérer
  • La révision de la réunion

Animer la réunion

• Arriver avant le début de la réunion
• Accueillir et saluer les participants
  • Pourquoi la prise de contact est importante
  • Les points à observer pour réussir sa prise de contact avec le groupe
  • Les erreurs d’introduction
  • Les phases d’une bonne prise de contact
• Découvrir les attentes de l’auditoire pour s’adapter à leurs attentes
• Comment se comporter avec les différents participants
  • Le leader positif
  • Le timide
  • Le réservé
  • Celui qui se sent supérieur, hautain, parfois indifférent
  • Celui qui parle pour ne rien dire
  • Le leader négatif
  • Le puits de science
  • Celui qui reste bloqué sur ses positions
  • Le retardataire
• Comment gérer la discussion
  • Lancer une discussion
  • Éviter un sujet délicat
  • Interrompre une discussion :
    • Discussion privée entre deux participants
    • Discussion publique entre deux participants
    • Discussion bruyante entre plusieurs participants
• Répondre aux questions, objections, attaques
  • Structure de la réunion
  • Comment répondre
  • Les étapes de réponse aux objections ou attaques
• La conclusion de la réunion
  • Les erreurs de conclusion à éviter
  • Que faire

Le suivi et l’évaluation de la réunion

• Rédigez ou faites rédiger les notes et le plan d’action
• Faites un suivi du plan d’action
• Évaluez les résultats du plan d’action
• Informez les autres unités de l’entreprise

Les outils pour une réunion de travail

• Formulation d’un problème
• Quoi observer
• Le diagramme de l’arête de poisson d’Ishikawa
• Matrices multicritères
• Matrice de plan d’action
• Grille d’auto perfectionnement des réunions
• Plan de travail des réunions quotidiennes
• Plan de réunion de travail pratique
• Résumé
• Plan d’action à l’issue de la formation organisation de réunion et de présentation

Méthode pédagogique

• Réflexions en sous-groupes.
• Jeux de communication dans la formation organisation de réunion et de présentation
• Simulations individuelles enregistrées sur vidéo et redistribuées aux participants.

Outils procurés

• Plans de réunion de travail