Formation organisation de réunion

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Cette formation organisation de réunion vous permet d’aller chercher tous les outils pour réussir vos réunions, tant pour l’organisation que pour l’animation et le suivi.

Formation à l’organisation de réunions

Plan de cours

L’organisation de réunion fait partie des compétences en gestion
Les reproches généralement faits aux réunions, le rôle des participants dans une réunion inefficace
Préambule la communication
- Maîtriser la communication pour réussir sa présentation
- La loi des 5%
- Les mots représentent peu dans la mémorisation
- Plus l’auditeur est actif plus il retient
- La perte de mémorisation
- Les moyens de communication du présentateur
- Les différents types de réunion et de présentation
- La taille du groupe
La préparation de la réunion
- Situation – diagnostic
  - Pertinence de la réunion
  - L’auditoire
    - Le choix de l’auditoire
    - Adaptez votre réunion à l’auditoire
  - Urgence et délais de la réunion
- Objectif et structure de la réunion
  - Structurer en fonction de l’objectif
    - La structure d’une réunion d’information
    - Celle de la réunion persuasive
    - La structure de la réunion de résolution de problème
      - … de travail quotidienne
      - … de travail périodique
    - La réunion de formation
  - L’ordre du jour
    - Comment structurer votre réunion
    - Les étapes de la structuration d’une réunion
    - Types de plan général de réunion
  - Les documents
- La solution
  - Quand
  - Qui
  - Quoi
  - Lieu
  - Comment
  - La préparation matérielle
    - Les moyens de la préparation
    - Le tableau noir
    - Le tableau blanc
    - Le chevalet à feuilles mobiles
    - L’aide des tablettes
    - Les présentations PowerPoint
    - La vidéo conférence
    - Les limites et critiques actuelles du PowerPoint. Pourquoi Jeff Bezos les interdit chez Amazon, le retour aux méthodes traditionnelles
  - La préparation matérielle
    - Comment
    - Les dangers à éviter
    - Le stress et comment le gérer
    - La révision de la réunion
L’animation de la réunion
- Arriver avant le début de la réunion
- Accueillir et saluer les participants
  - Pourquoi la prise de contact est importante
  - Les points à observer pour réussir sa prise de contact avec le groupe
  - Les erreurs d’introduction
  - Les phases d’une bonne prise de contact
- Découvrir les attentes de l’auditoire pour s’adapter à leurs attentes
- Comment se comporter avec les différents participants
  - Le leader positif
  - Le timide
  - Le réservé
  - Celui qui se sent supérieur, hautain, parfois indifférent
  - Celui qui parle pour ne rien dire
  - Le leader négatif
  - Le puits de science
  - Celui qui reste bloqué sur ses position
  - Le retardataire
- Comment gérer la discussion
  - Lancer une discussion
  - Lancer une discussion
  - Éviter un sujet délicat
  - Interrompre une discussion …
    - privée entre deux participants
    - publique entre deux participants
    - bruyante en plusieurs participants
- répondre aux questions, objections, attaques
  - Structure de la réunion
  - Comment répondre
  - Les étapes de réponse aux objections ou attaques
- la conclusion de la réunion
  - Les erreurs de conclusion à éviter
  - Que faire
Le suivi et l’évaluation de la réunion
- Rédigez ou faites rédiger les notes et le plan d’action
- Faites un suivi du plan d’action
- Évaluez les résultats du plan d’action
- Informez les autres unités de l’entreprise
La réunion de vente
Les outils pour une réunion de travail (à utiliser au besoin seulement)
- Formulation d’un problème
- Quoi observer
- Le diagramme de l’arête de poisson d’Ishikawa
- Matrices multicritères
- Matrice de plan d’action
- Grille d’auto-perfectionnement des réunions
- Plan de travail des réunions quotidiennes
- Plan de réunion de travail pratique
- Résumé
- Plan d’action à l’issue de la formation organisation de réunion et de présentation

Méthode pédagogique

Réflexions en sous-groupes.
Jeux de communication dans la formation organisation de réunion et de présentation
Simulations individuelles enregistrées sur vidéo et redistribuées aux participants.

Outils procurés

Plans de réunion de travail

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