Organisation de réunion

Formation à l’organisation de réunions

Plan de cours

• L’organisation de réunion fait partie des compétences en gestion
• Les reproches généralement faits aux réunions, le rôle des participants dans une réunion inefficace
• Préambule la communication
  • Maîtriser la communication pour réussir sa présentation
  • La loi des 5%
  • Les mots représentent peu dans la mémorisation
  • Plus l’auditeur est actif plus il retient
  • La perte de mémorisation
  • Les moyens de communication du présentateur
  • Les différents types de réunion et de présentation
  • La taille du groupe
• La préparation de la réunion
  • Situation – diagnostic
    • Pertinence de la réunion
    • L’auditoire
      • Le choix de l’auditoire
      • Adaptez votre réunion à l’auditoire
    • Urgence et délais de la réunion
  • Objectif et structure de la réunion
    • Structurer en fonction de l’objectif
      • La structure d’une réunion d’information
      • Celle de la réunion persuasive
      • La structure de la réunion de résolution de problème
        • … de travail quotidienne
        • … de travail périodique
      • La réunion de formation
    • L’ordre du jour
      • Comment structurer votre réunion
      • Les étapes de la structuration d’une réunion
      • Types de plan général de réunion
    • Les documents
  • La solution
    • Quand
    • Qui
    • Quoi
    • Lieu
    • Comment
    • La préparation matérielle
      • Les moyens de la préparation
      • Le tableau noir
      • Le tableau blanc
      • Le chevalet à feuilles mobiles
      • L’aide des tablettes
      • Les présentations PowerPoint
      • La vidéo conférence
      • Les limites et critiques actuelles du PowerPoint. Pourquoi Jeff Bezos les interdit chez Amazon, le retour aux méthodes traditionnelles
    • La préparation matérielle
      • Comment
      • Les dangers à éviter
      • Le stress et comment le gérer
      • La révision de la réunion
• L’animation de la réunion
  • Arriver avant le début de la réunion
  • Accueillir et saluer les participants
    • Pourquoi la prise de contact est importante
    • Les points à observer pour réussir sa prise de contact avec le groupe
    • Les erreurs d’introduction
    • Les phases d’une bonne prise de contact
  • Découvrir les attentes de l’auditoire pour s’adapter à leurs attentes
  • Comment se comporter avec les différents participants
    • Le leader positif
    • Le timide
    • Le réservé
    • Celui qui se sent supérieur, hautain, parfois indifférent
    • Celui qui parle pour ne rien dire
    • Le leader négatif
    • Le puits de science
    • Celui qui reste bloqué sur ses position
    • Le retardataire
  • Comment gérer la discussion
    • Lancer une discussion
    • Lancer une discussion
    • Éviter un sujet délicat
    • Interrompre une discussion …
      • privée entre deux participants
      • publique entre deux participants
      • bruyante en plusieurs participants
  • répondre aux questions, objections, attaques
    • Structure de la réunion
    • Comment répondre
    • Les étapes de réponse aux objections ou attaques
  • la conclusion de la réunion
    • Les erreurs de conclusion à éviter
    • Que faire
• Le suivi et l’évaluation de la réunion
  • Rédigez ou faites rédiger les notes et le plan d’action
  • Faites un suivi du plan d’action
  • Évaluez les résultats du plan d’action
  • Informez les autres unités de l’entreprise
• La réunion de vente
• Les outils pour une réunion de travail (à utiliser au besoin seulement)
  • Formulation d’un problème
  • Quoi observer
  • Le diagramme de l’arête de poisson d’Ishikawa
  • Matrices multicritères
  • Matrice de plan d’action
  • Grille d’auto-perfectionnement des réunions
  • Plan de travail des réunions quotidiennes
  • Plan de réunion de travail pratique
  • Résumé
  • Plan d’action à l’issue de la formation organisation de réunion et de présentation

Méthode pédagogique

• Réflexions en sous-groupes.
• Jeux de communication dans la formation organisation de réunion et de présentation
• Simulations individuelles enregistrées sur vidéo et redistribuées aux participants.

Outils procurés

• Plans de réunion de travail

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