Formation assistant(e) de direction

Le cours d’assistant(e) de direction en ligne

Ce cours en ligne pour assistant(e) de direction vous présente la liste des tâches qui vous sont généralement attribuées et comment les réaliser avec efficacité et qualité tout en sachant gérer votre stress afin d’apprécier votre travail. Cette formation en ligne peut être suivie à votre vitesse à partir de l’endroit que vous préférez, chez vous ou au bureau.

Les vidéos de ce cours pour les assistantes et assistants de direction et les secrétaires ont une durée d’environ 1 h, vous pouvez les revisionner aussi souvent que désiré, vous disposez également d’un plan de cours avec des hyperliens pour approfondir certaines notions, le contenu en PDF et le quiz pour évaluer vos connaissances. Ce cours correspond à une formation en présentiel de 1 journée.

La personnalité

• Styles de personnalité Blake & Mouton : le tableau
• Styles de personnalité Blake & Mouton : les personnalités

Les tâches

• Les tâches : 2 aspects
• Tâches du gestionnaire et de l’assistant.e
• Aspect humain : tout le monde est client de tout le monde
• Comment satisfaire un client externe ou interne
• Les 3 manières d’augmenter la satisfaction
• Aspect technique

Gestion des priorités

• Gestion des priorités : le tableau
• Gestion des priorités : que faire ?

La communication face à face

• La communication est plus difficile qu’on ne le pense
• Le message efficace
• Les 3 moyens de la communication
• Le silence

Le service à la clientèle interne ou externe

• Les étapes
• La technique SOS
• Préparation de la journée
• Début de la journée au bureau
• Prise de contact
• Découverte des besoins
• Ce qu’il faut éviter
• Persuader en informant et avec un choix
• Conclusion du contact

Le téléphone

• Les particularités du téléphone
• Les principes de gestion des appels
• Étapes de la prise de contact au téléphone
• Gestion d’un appel

Gérer les personnes difficiles

• Techniques de sécurité en milieu difficile
• Client agressif : diminuez la perception
• Client agressif : que faire
• Client agressif : que faire (suite)

La communication écrite

• Les erreurs
• Principes de la communication écrite
• Le participe passé
• Les fautes usuelles à éviter
• Les fautes usuelles à éviter (suite)
• Les fautes usuelles à éviter (suite)

Les courriers électroniques

• Problème des courriels
• Rédaction des courriers électroniques
• Règles de réponse
• Règles de précaution
• Les formules de fin

Organiser des réunions

• Les clés de l’organisation de réunion
• Préparer les participants
• Préparation de la salle
• Matériel des participants
• Matériel de l’animateur
• Préparer le poste de travail
• Suivi

Les vidéoconférences

• Rappel des 10 points clés de la vidéoconférence
• Perfectionnement : favorisez l’aspect humain

Gérer le stress

• Définition du stress
• Causes du stress pour certains spécialistes
• Deux types de stress
• Face au danger : 3 possibilités
• Si on doit affronter le danger
• Solutions physiques
• Approche globale de vie
• Bâtir un plan global de vie

Résumé et outils du cours d’assistant(e) de direction en ligne

• Rôle général de l’assistante de direction
• Technique SOS
• Gestion des priorités
• Rappel des 10 points clés en vidéoconférence
• Bâtir un plan global de vie

La formation d’assistant(e) de direction en entreprise, en face à face

En présentiel, la formation se donne sur 1 journée, en face à face, dans votre organisation. Elle porte sur les priorités à gérer avec votre direction, l’accueil des clients internes et externes, la gestion du temps et la gestion du stress.

Cette formation pour assistante de direction vous explique comment vous devez gérer vos priorités en collaboration avec votre directeur, comment entretenir des relations cordiales avec tous les membres de l’organisation, et comment gérer votre temps pour l’exécution de vos travaux et planifier l’exécution de vos tâches.

Cette formation pour assistante et assistant de direction vous donne les priorités et comment les réaliser pour satisfaire clients, clients internes, supérieur hiérarchique et direction générale.

Nous y ajoutons également dans la formation en présentiel comment utiliser l’IA pour gagner du temps.

Formation assistante de direction : objectifs et tâches

• Le carré de la gestion des performances organisationnelles
• Le travail administratif et les relations avec employés et clients internes ou externes
• Les relations dans l’organisation et le travail
  • La pyramide inversée
  • Tout le monde est client de tout le monde
  • Les deux dimensions de la qualité de travail
  • Les normes de service
• Les principes du service à la clientèle interne

Comment réaliser un bon accueil

• Les étapes de l’accueil et du service à la clientèle interne
• La préparation de l’accueil
• La prise de contact avec le client externe ou interne
• Écoute des besoins
• La reformulation
• La solution à apporter
  • Prioriser les demandes selon le tableau des priorités
  • Savoir négocier les demandes non prioritaires
  • Apprendre à dire non
• Répondre aux réclamations, objections et gérer les personnes agressives
• Savoir terminer un entretien
• Le suivi à réaliser

Comment réaliser un bon travail et développer ses connaissances en gestion

• Les principes de gestion du temps et d’efficacité
• Le carré des priorités et la charge de travail
• Les stratégies de gestion du temps : regrouper, supprimer, simplifier, déléguer, planifier

Gérer son stress

• Définition de la gestion du stress
• Techniques de gestion mentales
• Techniques de gestion physiques
• Approche globale de vie et de santé