Formation gestion du temps

Le temps est votre bien le plus précieux, il ne s’achète pas, ne se cumule pas, il s’écoule comme un grand fleuve que vous ne pouvez arrêter. La question est de savoir si vous l’utilisez à bon escient, c’est-à-dire ce qui importe pour vous.

C’est à vous de savoir si vous voulez que ce soit les autres ou vous-mêmes qui le contrôliez.

Vous avez la possibilité de décider de l’utilisation de votre, nous vous donnons les principes, les outils, les trucs pour que vous repreniez le contrôle de votre temps.

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La priorisation

Votre temps est une ressource limitée, alors que vos tâches sont illimitées. Sachant que vous ne pouvez pas toutes les réaliser, c’est à vous de choisir comment utiliser votre temps. Nous vous proposons des tableaux de répartition du temps afin de mieux équilibrer votre vie professionnelle et votre vie privée, ainsi que des outils pour prioriser vos tâches selon leur urgence et leur importance. Une utilisation équilibrée de votre temps en fonction de vos priorités contribuera aussi à réduire votre stress.

L’analyse de votre temps

L’analyse de son propre temps vous permet d’évaluer si son utilisation correspond à vos priorités, nous vous donnons quelques tableaux faciles à remplir pour cela.

Les solutions

Vous avez la possibilité de réorganiser votre temps, mais préalablement vous pouvez facilement gagner du temps avec les écrans, voici quelques exemples :

• Mettez des filtres d’appel
• Supprimez les notifications de vos réseaux sociaux sur votre téléphone intelligent.
• Supprimez les sonneries et vibrations pour tout ce qui n’est pas important
• Donnez-vous des règles: interdiction de consulter un écran pendant une conversation, une réunion ou un lunch.

Plan de cours

Les principes de base de la gestion du temps

• Personne ne contrôle le temps
• Tout le monde est égal devant le temps
• Seule l’utilisation du temps fait la différence
• Deux choix : contrôler notre temps ou se le faire contrôler
• Notre philosophie

Tout est question de priorités

• Priorités entre vie personnelle et travail : votre répartition idéale et votre réalité
• Priorités au travail
• Tableau importance et urgence
• Placer les tâches dans les priorités et valider par la direction
• Les listes de tâches : comment les faire et les erreurs à éviter

Analyse de son temps

• Un test pour savoir si vous savez prendre les pauses nécessaires à une bonne efficacité
• Les difficultés et les réticences à l’observation de son propre temps
• Les trois méthodes
• Quelques tableaux d’auto-évaluation et d’analyse
• Les découvertes fréquentes quand on évalue son temps

Les causes de perte de temps

• La notion de « perte » de temps
• Liste des causes
• Évaluation du temps perdu par type de cause

Les solutions d’organisation

• Pour quoi commencer par les solutions permettant mieux s’organiser avant de commencer à supprimer des tâches
• Comment utiliser l’IA pour gagner du temps :
  • Gain de temps de rédaction
  • Gain de temps de recherche
  • Automatisation des tâches grâce à l’IA
• La gestion de soi-même
  • Comment éviter la procrastination
  • La gestion de son temps en dehors du travail
  • La gestion des écrans 24h sur 24h ou presque, comment se désintoxiquer
• La planification des tâches complexes
• La gestion des interruptions
• L’organisation de votre bureau et de votre table de travail
• Le rangement de vos documents, clé pour l’organisation de sa table de travail
• Comment procéder à un rangement complet de son bureau : les expériences !
• Savoir utiliser les moyens de communication
  • Appels téléphoniques entrants
  • Appels téléphoniques de sortie
• La gestion d’Outlook et des règles de blocage, de transfert ou de mise en dossier
• La gestion des réunions :
  • Pertinence d’y participer
  • Que faire si vous n’y allez pas
  • Que faire quand on organise une réunion pour ne pas faire perdre de temps aux autres
• La gestion des déplacements : les systèmes de planification de routes et de visites

Les solutions de gestion des tâches

• Le regroupement : comment faire
• La simplification : les conditions
• L’élimination : les implications et les types de tâches à éliminer
• La délégation
  • Les types de délégation
  • Les freins à la délégation
  • Comment déléguer
• La planification :
  • Annuelle
  • Mensuelle
  • Hebdomadaire

Votre journée idéale type au travail

• Cela dépend de votre poste
• Quand on arrive au travail
• Les courriers électroniques
• La rencontre des employés
• Les tâches A
• Les tâches B
• Les autres petites tâches urgentes

Si vous désirez suivre une autre formation en gestion.

Méthode pédagogique

Analyse de l’organisation personnelle de son temps et choix des solutions appropriées.

Augmentez votre efficacité et réduisez votre stress en suivant cette formation !

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