Formation organisation de réunion

Dans toutes les organisations, les employés se plaignent souvent des réunions : il y en a trop, je n’avais pas besoin d’y être, on perd du temps, les gens rentrent et sortent, on n’entend rien, les participants n’écoutent pas.

Cette formation organisation de réunion vous permet d’aller chercher tous les principes, techniques pour réussir vos réunions, tant pour l’organisation que pour l’animation et le suivi. Nous vous enseignons également les trucs des vieux formateurs qui ont été confrontés à des cas de participants difficiles.

Toutes nos formations gestion

Pourquoi des réunions efficaces

• L’organisation de réunion fait partie des compétences en gestion
• Les reproches généralement faits aux réunions, le rôle des participants dans une réunion inefficace

Savoir communiquer pour une meilleure réunion

• Maîtriser la communication pour réussir sa présentation
• La loi des 5%
• Les mots représentent peu dans la mémorisation
• Plus l’auditeur est actif plus il retient
• La perte de mémorisation
• Les moyens de communication du présentateur
• Les différents types de réunion et de présentation
• La taille du groupe

La préparation de la réunion

• Situation – diagnostic
  • Pertinence de la réunion
  • L’auditoire
  • Le choix de l’auditoire
  • Adaptez votre réunion à l’auditoire
  • Urgence et délais de la réunion
• Objectif et structure de la réunion en fonction de l’objectif
  • La réunion d’information
  • La réunion de persuasion ou de vente
  • La réunion de résolution de problème
  • La réunion de travail quotidienne
  • La réunion de formation
• L’ordre du jour
  • Comment découper votre réunion
  • Les étapes de la planification d’une réunion
  • Types de plan général de réunion
• Les documents de la réunion

Informer les participants à la réunion

• Quand
• Qui
• Quoi
• Lieu
• Comment

Organiser la salle ou la visioconférence

• La préparation des moyens matériels
  • Les moyens de la préparation
  • Le tableau noir
  • Le tableau blanc
  • Le chevalet à feuilles mobiles
  • L’aide des tablettes
  • Les présentations PowerPoint
  • La visioconférence
  • Les limites et critiques actuelles du PowerPoint. Pourquoi Jeff Bezos les interdit chez Amazon, le retour aux méthodes traditionnelles.
• La préparation mentale
  • Le stress et comment le gérer
  • La révision de la réunion

Animer la réunion

• Arriver avant le début de la réunion
• Accueillir et saluer les participants
  • Pourquoi la prise de contact est importante
  • Les points à observer pour réussir sa prise de contact avec le groupe
  • Les erreurs d’introduction
  • Les phases d’une bonne prise de contact
• Découvrir les attentes de l’auditoire pour s’adapter à leurs attentes
• Comment se comporter avec les différents participants
  • Le leader positif
  • Le timide
  • Le réservé
  • Celui qui se sent supérieur, hautain, parfois indifférent
  • Celui qui parle pour ne rien dire
  • Le leader négatif
  • Le puits de science
  • Celui qui reste bloqué sur ses positions
  • Le retardataire
• Comment gérer la discussion
  • Lancer une discussion
  • Lancer une discussion
  • Éviter un sujet délicat
  • Interrompre une discussion :
    • Discussion privée entre deux participants
    • Discussion publique entre deux participants
    • Discussion bruyante entre plusieurs participants
• Répondre aux questions, objections, attaques
  • Structure de la réunion
  • Comment répondre
  • Les étapes de réponse aux objections ou attaques
• La conclusion de la réunion
  • Les erreurs de conclusion à éviter
  • Que faire

Le suivi et l’évaluation de la réunion

• Rédigez ou faites rédiger les notes et le plan d’action
• Faites un suivi du plan d’action
• Évaluez les résultats du plan d’action
• Informez les autres unités de l’entreprise

Les outils pour une réunion de travail

• Formulation d’un problème
• Quoi observer
• Le diagramme de l’arête de poisson d’Ishikawa
• Matrices multicritères
• Matrice de plan d’action
• Grille d’auto perfectionnement des réunions
• Plan de travail des réunions quotidiennes
• Plan de réunion de travail pratique
• Résumé
• Plan d’action à l’issue de la formation organisation de réunion et de présentation

Méthode pédagogique

• Réflexions en sous-groupes.
• Jeux de communication dans la formation organisation de réunion et de présentation
• Simulations individuelles enregistrées sur vidéo et redistribuées aux participants.

Outils procurés

• Plans de réunion de travail

Améliorez la qualité et l’organisation de vos réunions en suivant cette formation !

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