Outils utilisés par les cadres supérieurs pour diriger efficacement des équipes à distance.

La communication d’entreprise n’est pas toujours évidente, surtout si vous ne disposez pas des bons outils pour améliorer les échanges entre vos équipes. Avec l’augmentation du télétravail et des échanges à distance au sein des entreprises du monde entier, ces outils et conseils sont de plus en plus précieux pour les professionnels, qui souhaitent garder la cohésion et l’efficacité du travail des équipes, mais cette fois à distance.

Quels sont ces conseils qui peuvent améliorer la communication d’entreprise, pour optimiser les échanges des équipes à distance ? Si ce sujet vous intéresse, continuez la lecture pour en savoir plus !

Outils pour améliorer la communication d’entreprise à distance : échanger en direct

Le premier point qu’il faut prendre en compte pour améliorer les échanges entre vos équipes de travail à distance concerne les outils de communication que vous pourrez utiliser. Bien qu’il soit possible d’échanger par mail, il existe de nombreuses plateformes qui peuvent maintenant nous permettre d’échanger en direct, que ce soit par écrit ou en vidéo. C’est une manière de garder le lien avec les équipes, même en travaillant à distance.

Échanger à l’écrit

Les messageries à distance permettent à chacun d’échanger, que ce soit entre les équipes et même avec des clients, des fournisseurs ou des équipes externes. En choisissant ces outils de messagerie, vos échanges sont plus interactifs que lors de l’envoi de mails. Vous pourrez créer des conversations communes, auxquelles chaque personne invitée pourra répondre, pour des échanges simplifiés. Ces outils de messagerie vous permettent également de voir quand vos équipes sont en ligne et disponibles pour échanger à distance.

De nombreux outils vous proposent ces options, parmi les suivants :

• Slack. Grâce à Slack, vous pourrez limiter le nombre d’emails reçus quotidiennement au strict minimum ! Il s’agit d’une application de messagerie qui vous permet de communiquer en direct avec vos équipes, en un seul endroit. Vous pourrez vous en servir à partir de nombreux appareils, et de nombreuses applications peuvent être ajoutées à la plateforme pour améliorer vos échanges.
• Microsoft Teams. Là encore, vous pourrez échanger en direct, sur une plateforme qui assure votre sécurité et votre confidentialité. La plateforme peut être modifiée et personnalisée selon le besoin de votre entreprise, pour encadrer au mieux vos équipes à distance.
• Spike. Grâce à l’application Spike, il est possible de profiter d’une messagerie en direct, et d’un outil de collaboration et de gestion de calendrier. Vous pourrez ainsi échanger à tout moment avec vos équipes, et pourrez créer des discussions de groupe en direct pour discuter de projets urgents et améliorer votre collaboration.

Échanger en visioconférence

Pour organiser vos réunions à distance et faire le point sur vos nouveaux projets en équipe, ou pour la vente à distance, vous pourrez cette fois vous tourner vers des outils de visioconférence.

• Zoom. Vous avez certainement déjà dû entendre parler de Zoom. Vous pourrez y organiser des réunions virtuelles et des vidéoconférences, bien que la plateforme soit également utilisée pour l’enseignement à distance. Au total, jusqu’à 100 participants pourront se connecter à vos réunions en direct !
• Google Hangouts Meet. Il s’agit cette fois du logiciel de visioconférence de Google. Meet est une application gratuite, qui vous permet d’échanger en direct et en vidéo avec jusqu’à 250 participants, et jusqu’à 100 000 spectateurs pourront suivre vos vidéoconférences en direct.
• Whereby. Whereby est une plateforme disponible directement en ligne, vous n’aurez donc aucune application à télécharger pour pouvoir vous en servir. Très simple d’utilisation, elle vous permet d’échanger en vidéo ou en audio.

Outils pour améliorer l’organisation à distance de vos équipes

Pour vous occuper de la gestion de vos équipes à distance, vous devrez également sélectionner des outils disponibles en ligne qui vous permettront d’échanger des documents rapidement, et de planifier et de gérer les tâches que vos équipes devront accomplir, pour en assurer le suivi. Découvrons ces outils sans attendre :

Planification et gestion des tâches à accomplir

• Trello. Il s’agit d’une application très pratique, grâce à laquelle vous pourrez suivre les projets en cours, les tâches ainsi que les fichiers sur lesquels travaillent vos équipes. Vous pourrez créer des cartes, et Trello vous permet d’ajouter des deadlines à respecter, ou encore des checklists pour un outil des plus pratiques.
• Asana. Asana est un autre outil très apprécié pour la gestion de projet. Vous pourrez y établir des tâches à effectuer pour mener à bien des projets, ainsi que des objectifs à atteindre. Ces tâches peuvent être réparties entre vos différentes équipes et vous pourrez rapidement consulter leur avancée.
• Jira. Sur Jira, vous disposez de différents outils pour organiser l’emploi du temps de vos équipes, en fonction des tâches à accomplir et des projets en cours. C’est un outil de gestion qui permet de manager à distance vos collaborateurs, pour respecter les objectifs de l’entreprise.

Échange de dossiers et de documents

• Google Drive. Il s’agit souvent de la solution préférée des professionnels, qui vous aidera grandement dans la gestion des équipes en télétravail. Vous pourrez y stocker et y partager tout type de documents, et serez averti de toute modification réalisée sur les documents envoyés. Vous pourrez également suivre ces modifications et lire les fichiers sur votre smartphone grâce à l’application Google Drive.
• WeTransfer. WeTransfer vous permet d’échanger des fichiers de toute taille, et il est également possible d’utiliser la plateforme en version gratuite. Vos fichiers pourront être envoyés à partir d’un lien ou d’un email, et une notification vous sera envoyée par email lorsque le destinataire ouvre le fichier envoyé.
• Dropbox. Autre solution, vous pourrez faire le choix de Dropbox, qui simplifie vos échanges de fichiers vers ordinateurs et appareils connectés.

Communication d’entreprise à distance : échanger avec des équipes à l’étranger

L’ensemble de ces outils peuvent également être utilisés dans le cas où vous seriez amené à échanger avec des équipes à l’étranger. Si vous êtes concerné par le travail avec des équipes ne parlant pas votre langue, vous devrez vous assurer d’être en mesure de vous faire comprendre pour une bonne gestion des équipes. Généralement, l’anglais est sélectionné comme langue des échanges internationaux.

Si vous ne maîtrisez pas correctement cette langue, en plus des outils cités plus tôt, vous pourrez télécharger des applications vous permettant d’améliorer votre pratique, pour simplifier vos échanges. Il peut également être utile de découvrir quelles sont les formules de politesse en anglais, pour échanger avec vos collaborateurs en faisant preuve du plus grand respect. C’est l’une des bases de la communication d’entreprise. Les échanges en Français doivent aussi respecter les règles de base du clavardage.

Faites en sorte que le travail à distance soit agréable pour tous !

Enfin, rappelez-vous que le travail à distance doit être agréable pour tous. Il sera donc important de maintenir la bonne entente entre vos équipes, en favorisant les échanges, même si le contact physique n’est pas possible.

Dans le cadre du télétravail, il peut également être difficile de s’accorder des pauses et de quitter son écran à des horaires réguliers. Vous devrez aider vos équipes à faire des pauses pendant la journée, pour limiter leur temps d’écran, ce qui pourrait améliorer leur efficacité et leur créativité. Le bien-être de vos équipes et de vos collaborateurs est essentiel au bon fonctionnement de votre entreprise.

Grâce à ces différents outils et conseils, vous pourrez améliorer la gestion de vos équipes à distance, pour une meilleure communication d’entreprise.

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