Zoom, Teams, Meet, Rooms, que choisir pour vos vidéoconférences

Avec la pandémie les rencontres virtuelles, le télétravail, la vente à distance sont devenus la norme et nécessitent l’utilisation d’une bonne plateforme de vidéoconférence. En me basant sur l’expérience je vous propose une comparaison des principaux outils actuels basée sur l’expérience utilisateur.

Je passe en effet 80% de mon temps actuellement en vidéoconférence pour participer à des réunions, coacher à distance, former des groupes, vendre à distance. Il me faut le meilleur outil, c’est la base de mon métier tel que redéfini par la pandémie, et les nouvelles habitudes sont là pour rester.

Les anciennes plateformes

Ces plateformes existent encore mais j’en parle au passé, j’utilisais GoToMeeting, AppearIn, Webex, elles ont presque totalement disparu du portrait, dépassées par les nouveaux systèmes. J’ai travaillé avec GoToMeeting pendant quelques années, l’interface me convenait mais elle apparait maintenant préhistorique par rapport aux derniers logiciles. Webex est encore utilisé par certaines administrations publiques mais son installation et son utilisation ne sont pas aussi simples que les logiciels de dernière génération.

Teams de Microsoft

Microsoft Teams était mon favori au départ pour plusieurs raisons :

• Je suis déjà dans un environnement Windows et je préfère intégrer les solutions quand cela est possible, normalement les applications se parlent mieux entre elles.
• Teams est le successeur de Skype qui disparait en 2021, c’est l’avenir des solutions de communication Microsoft
• La qualité de la vidéo est bonne, meilleure semble-t-il que celle de Zoom d’après les essais que j’ai faits.
• C’est plus qu’une vidéoconférence, c’est aussi une solution intégrée de travail collaboratif, autant s’y habituer dès maintenant.
• Certains de mes clients l’utilisent et il est toujours bon de partager les outils de ses clients.
• Si Teams devient la norme autant l’adopter tout de suite

Je décide donc de prendre la version gratuite pour l’essayer et c’est là que les choses se gâtent :

• Impossible d’inviter un participant par Outlook alors que je pensais que son point fort était l’intégration des applications Microsoft.
• Contourner le problème en se constituant une liste de contact avec des copier-coller est difficile, désagréable, contre intuitif, j’abandonne.
• Microsoft indique qu’il est facile d’importer les contacts de Skype, mais je n’en ai pas. Certaines méthodes proposent de constituer d’abord ses contacts sur Skype pour les importer ensuite, je me refuse à cette solution boiteuse.
• Très facile par contre de contacter quelqu’un qui fait déjà partie de l’organisation et qui est en ligne, c’est donc une excellente solution de communication interne pour une grande organisation.

Je me rends compte qu’il faut la version payante pour avoir la possibilité d’inviter des personnes  par Outlook. Ce n’est pas l’idéal car il faut passer par la planification de réunion dans Outlook, mais cela vaut le coup, je tiens à avoir ce système qui me semble représenter l’avenir.

• J’essaie alors moi-même, je suis méticuleusement le processus en plusieurs étapes proposé par Microsoft mais je bloque quand on me demande de synchroniser les boites de courrier électronique et de copier certains codes. Comme la messagerie est la base de mes affaires, je préfère éviter de faire une bêtise.
• Je contacte mon spécialiste de site Web qui me dit qu’il préfère aussi ne pas y toucher, que même si c’est peut-être simple et qu’il est préférable que je passe par le spécialiste communication qui a installé mes messageries d’affaires.
• Mon spécialiste de communication me rappelle que j’utilise une messagerie à partir de Google Apps et estime que je n’ai aucun intérêt à en changer.

J’aurais pu pousser un peu, je ne suis pas sûr qu’il soit nécessaire de changer d’hébergeur de mail, mais, fatigué, et puisque me messageries utilisent Google Apps, je décide d’essayer Google Meet qui peut représenter l’idéal pour ceux qui utilisent Gmail.

Meet de Google

La simplicité de Google Meet séduit et son intégration est parfaite.

• C’est l’outil parfait pour tous ceux qui utilisent déjà Gmail ou les applications Google comme moi, il leur suffit de télécharger l’application qui est actuellement gratuite, mais devrait devenir payante en septembre 2020
• La qualité de l’image est excellente, la meilleure à mon avis
• L’audio aussi est supérieur grâce à un système de filtrage des bruits parasites
• Au contraire de Teams la facilité pour contacter quelqu’un est parfaite, il suffit de cliquer sur « commencer une réunion », de la nommer, d’envoyer l’invitation par Gmail qui possède déjà tous vos contacts et c’est fait !

Rien à voir par rapport à la complexité d’installation de Microsoft qui semble vouloir qu’on utilise un spécialiste pour chaque installation, ce qui convient à une grosse entreprise, mais moins à un particulier, un travailleur autonome ou une petite entreprise.

Par contre je me rends compte que le partage d’écran actuellement disponible est incompatible avec un usage pratique en entreprise. Pour être sûr que ce ne soit pas moi qui ne comprends pas je l’ai testé avec plusieurs utilisateurs et nous sommes tous arrivés au même constat, le partage d’écran est inutilisable de manière conviviale actuellement, impossible de partager un écran tout en voyant les participants de la réunion et en se voyant, ce qui est fondamental pour une réunion, un coaching ou une formation.

Il faut donc laisser tomber Meet pour un usage professionnel, du moins actuellement, espérons qu’ils vont changer l’ergonomie, cela en ferait la meilleure solution.

Messenger Rooms

Pour lutter contre la compétition Mark Zuckerberg a créé Messenger Rooms basé un concept un peu différent, on peut inviter qui on veut comme les autres systèmes, mais aussi créer son salon de discussion que les autres peuvent rejoindre s’ils le veulent, comme dans la vraie vie. Il y a bien entendu la possibilité de bloquer ceux que l’on ne veut pas voir participer. Impossible par contre de tester le système qui est encore à l’étape de test. Pour le faire fonctionner, il suffit d’ouvrir Messenger puis d’ouvrir la fonction « Rooms » en haut de l’écran de Messenger, c’est donc simple.  Rooms semble un excellent système pour sa convivialité, mais il cible les jeunes et les relations personnelles beaucoup plus que le côté affaires.

Zoom

La principale critique de Zoom est celle de la sécurité, mais il parait qu’ils ont travaillent fort à corriger le problème.

Surtout, son utilisation est d’une souplesse incroyable pour les affaires et les amis. C’est la solution la plus pratique, et de très loin, tout est simple, efficace, bien pensé.

• Le téléchargement de l’application gratuite est très rapide et permet jusqu’à 40 minutes de réunion
• L’installation de la version payante est un jeu d’enfant, rien à voir avec Teams, pas de questions à poser à un spécialiste, pas de guide d’installation à suivre
• L’invitation des participants peut se faire en allant les chercher par vos contacts, mais aussi par votre Outlook, votre Gmail ou votre messagerie de préférence.
• Toutes les personnes que vous invitez peuvent participer à la rencontre, ils ont juste à cliquer sur le lien qu’ils reçoivent
• L’invitation peut être immédiate ou programmée dans l’agenda
• La dernière version de Zoom 5.0 permet d’y accéder aussi directement à partir d’Outlook
• Vous pouvez définir le niveau de qualité de votre vidéo en résolution normale ou en HD
• Si vous organisez votre vidéoconférence dans votre cuisine ou dans votre garage, Zoom vous donne la possibilité de choisir l’arrière-plan de votre choix : la mer, l’espace, ou une photo de votre choix. Bref, vous pouvez laisser croire que vous participez à la réunion au bord de l’eau !
• Le nombre de participants peut aller jusqu’à 50 personnes, bien pratique pour des sessions de formation
• Le partage d’écran est facile et vous pouvez augmenter ou diminuer la fenêtre des participants ou du document selon votre choix, vous avez même un zoom pour lire un document en petits caractères.
• La fonction « pin » vous permet de visionner une personne du groupe en particulier
• Le présentateur peut couper ou allumer le micro des participants afin de communiquer avec eux ou au contraire couper les bruits parasites, tout en communiquant aussi avec la fonction « chat ». Il peut aussi éclater le groupe en sous-groupe pour des séances de créativité.
• Le plus important peut-être, la fonction grand écran est toujours facilement accessible et vous permet de trouver facilement votre barre d’applications et de suivre la réunion tout en utilisant les autres fonctionnalités de votre ordinateur, même si ce n’est pas toujours recommandé, car vous devriez consacrer 100% de votre attention à la réunion !

En conclusion

Zoom est sans conteste le meilleur système actuellement, Microsoft nous informe qu’ils travaillent à améliorer Teams pour autoriser 49 participants mais ce n’est pas la fonction la plus importante et ils sont à la traine sur le reste, leur priorité devrait être de faciliter l’accès à Outlook, ce qui est quand même un comble quand on sait qu’il s’agit de leur propre application.

Google travaille aussi à améliorer son système, mais son partage actuel d’écran reste un obstacle rédhibitoire à une utilisation professionnelle.

Et le marché ? Pour vous donner une idée, même nos clients en grande entreprise qui sont sur Teams songent à acheter Zoom pour leurs réunions avec l’extérieur, la raison est simple, pour que leurs représentants puissent vendre à distance il leur faut un système accessible à tous leurs clients.

Le constat est que la seule plateforme efficace de vidéoconférence pour les affaires sur le marché actuellement est Zoom, et c’est ce qui explique le développement fulgurant de leur l’entreprise, les autres mastodontes du web tentent de récupérer leur retard, mais ne suivent tout simplement pas.

C’est dommage, il est toujours bon d’avoir de la concurrence, espérons que Google, Microsoft ou d’autres travaillent à développer des systèmes conviviaux et performants dans les mois qui suivent.

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